Die Planung einer Konferenz hängt von
den verschiedensten Faktoren ab. Maßgeblich von der Anzahl, dem
Hintergrund der Teilnehmer und auch deren Herkunft. Große
Veranstaltungen sind in ihrer Organisation so gut wie immer in der
Verantwortung von darauf spezialisierten Profis. Hier werden
Anforderungen und Abläufe durchgeplant, Listen abgearbeitet, so dass
am Ende eine reibungslose Durchführung der Veranstaltung gegeben
ist.
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| Eine drehbare Servierplatte trägt zum störungsfreien Meeting bei. Foto: EssART Design Hamburg |
Große und internationale Konferenzen
müssen anders geplant werden und erfordern auch eine ganz andere
Vorlaufzeit als nationale Tagungen oder Meetings in kleinen und
mittelständischen Unternehmen.
Meist ist hier auch eine höhere Frequenz der Zusammenkünfte notwendig. Das kann zu einer Routine führen, die sich im ungünstigsten Fall sogar kontraproduktiv auf das eigentlich erstrebte Ziel eines solchen Meetings auswirken kann. Wichtig ist, in wessen Händen die Vorbereitung eines Meetings für KMU liegt und ob bereits Erfahrungen aus einer früheren Konferenzplanung vorliegen. Auch hier kann man Spezialfirmen beauftragen, oft wird aber betriebsintern organisiert. Die Sekretärin wird beauftragt, Mitarbeiter werden abgestellt und manchmal ist auch der Chef persönlich involviert. Alles frei nach dem Motto: Wir schaffen das! Dagegen ist auch absolut nichts einzuwenden, wenn man einige Dinge in der Vorbereitung nicht außer acht lässt.
Meist ist hier auch eine höhere Frequenz der Zusammenkünfte notwendig. Das kann zu einer Routine führen, die sich im ungünstigsten Fall sogar kontraproduktiv auf das eigentlich erstrebte Ziel eines solchen Meetings auswirken kann. Wichtig ist, in wessen Händen die Vorbereitung eines Meetings für KMU liegt und ob bereits Erfahrungen aus einer früheren Konferenzplanung vorliegen. Auch hier kann man Spezialfirmen beauftragen, oft wird aber betriebsintern organisiert. Die Sekretärin wird beauftragt, Mitarbeiter werden abgestellt und manchmal ist auch der Chef persönlich involviert. Alles frei nach dem Motto: Wir schaffen das! Dagegen ist auch absolut nichts einzuwenden, wenn man einige Dinge in der Vorbereitung nicht außer acht lässt.
Grundlegend für jede Konferenzplanung
ist die Teilnehmerzahl. Von ihr hängt es ab, ob das Meeting in der
Firma stattfindet oder ob ein Konferenzraum gemietet werden muss.
Dieser sollte über Video-Beamer und Internet verfügen,
gegebenenfalls die Möglichkeit zu Video- oder Telefonkonferenzen
bieten. Allerdings sind grundlegend wichtige Themen und
Entscheidungsfindungen immer persönlich zu besprechen. Erwartet man
auswärtige Teilnehmer, sollte man bereits bei der Einladung Hilfe zu
Anreise und Hotelbuchung anbieten. Falls eine bestimmte Kleiderwahl
gewünscht wird, ist hier Gelegenheit darauf hinzuweisen. Wenn es
einzurichten ist, möglichst alle Teilnehmer an einen Tisch holen. Es
muss nicht König Artus vielzitierter Roundtable sein, auch eine
U-Form ist möglich. Hauptsache ist es, eine Atmosphäre gleicher
Wertschätzung herzustellen.
Eine Begrüßung sollte nicht erst im
Konferenzraum erfolgen sondern bereits am Empfang, wo den Gästen der
Weg zum Meeting gewiesen wird. Da sicher nicht alle gleichzeitig
eintreffen wird eine Gelegenheit zu einem kleinen Imbiss bestimmt
gern wahrgenommen und schafft eine aufgelockerte Atmosphäre. Durch
eine kleine Verzögerung des avisierten Konferenzbeginns kann der
Veranstalter leicht verspäteten Teilnehmern unangenehmes Auffallen
ersparen.
Aus der Dauer der Konferenz ergibt sich
auch, ob und in welchem Umfang eine Bewirtung während des
Meetings einzuplanen ist. Hier sollte man sich im Vorfeld fragen,
wie gesprächsintensiv das Thema ist und ob zeitlich schwer
abzuschätzende Diskussionen zu erwarten sind. Es gilt, nicht zu
viele Themen in ein Meeting zu packen. Ein Treffen, das sich lange
über die Mittagszeit erstreckt ist der Konzentration sicher nicht
förderlich. Zur Präsentation der Snacks und Getränke eignet sich ein drehbarer Servierteller in der Mitte des Tisches. So ist ein störungsfreier Ablauf der Konferenz gewährleistet. Die Teilnehmer können den Glasdrehteller lautlos zu sich drehen und sich von der Platte bedienen, ohne dass jemand um Hilfe gebeten werden muß. Als Moderator achtet man auf Zeichen von Ermüdung,
fasst noch einmal kurz zusammen und ermöglicht dann eine kleine
Pause. Am Ende eines Treffens sollte nach der Verabschiedung noch ein
wenig Zeit sein, individuelle Kontakte zu knüpfen und sich
auszutauschen. Stellt man den Teilnehmern dann noch zeitnah ein
Konferenzprotokoll mit der Dokumentation der Ergebnisse zu, hat man
alles getan, um das Meeting bei den Beteiligten in guter Erinnerung
zu halten.